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Infos pratiques sur les événements du CIO

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21 avril 2011 - Information pratique sur les événements du CIO

Commission exécutive et 123e Session du CIO à Durban, Afrique du Sud – Information aux médias

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1) INFORMATIONS D'ORDRE GENERAL

L'Assemblée générale annuelle des membres du Comité International Olympique (CIO) se tiendra à Durban, République sud-africaine, du 4 au 9 juillet 2011.

La 123e Session du CIO prendra des décisions importantes dans plusieurs domaines relevant de son autorité, dont l’élection, le 6 juillet, de la ville hôte des Jeux Olympiques d'hiver de 2018. Les trois villes en lice sont : Munich (Allemagne), Annecy (France) et PyeongChang (République de Corée) – citées dans l'ordre du tirage au sort.

Les réunions se dérouleront au Centre international des congrès de Durban (ICC). Un plan indiquant l'emplacement du centre se trouve en pièce jointe.

La réunion de la commission exécutive, la Session, les présentations des villes candidates, l'élection de la ville hôte, la signature du Contrat ville hôte, la cérémonie d'annonce et toutes les conférences de presse, y compris celle organisée conjointement par le CIO et la ville hôte, auront toutes lieu au Centre ICC de Durban.

2) ACCREDITATION

Les représentants des médias qui souhaitent couvrir la réunion de la commission exécutive et la Session du CIO sont invités à remplir le formulaire de demande d'accréditation via le site web du CIO d'ici au vendredi 1 juillet 2011. Toute question concernant la procédure d’accréditation devra être adressée au département de la communication à l'adresse suivante pressoffice@olympic.org.

Pour votre demande d'accréditation, cliquez ici.

Les cartes d'accréditation seront distribuées à partir du samedi 2 juillet à 9h00 au centre d'accréditation situé au DEC Hall 6, 11 Walnut Road, Durban, à côté du Centre ICC. Elles seront délivrées uniquement sur présentation d'un passeport ou d'une carte d'identité sud-africaine en cours de validité.

3) VISAS, IMMIGRATION ET SANTE
Informations utiles concernant les visas

Vous trouverez toutes les informations utiles concernant les visas ici.

Merci de cliquer ici pour accéder à la liste des pays exemptés de visas pour l'entrée en République sud-africaine. Si vous êtes originaires d'un pays pour lequel un visa est requis pour l'entrée en Afrique du Sud, le CIO vous fera parvenir une lettre d'invitation afin de faciliter l'obtention dudit visa.

Les passeports doivent être valables 90 jours au moins après la date de votre départ. Ils doivent contenir deux pages blanches pour les visas et timbres. Vous devez adresser votre demande de visa à l'ambassade sud-africaine la plus proche de votre domicile. L'obtention d'un visa pouvant prendre un certain temps, nous vous recommandons de demander votre lettre d'invitation au CIO dans les meilleurs délais.

Pour obtenir une lettre d'invitation, merci d'envoyer un courriel à : pressoffice@olympic.org

Règlementations sanitaires importantes

Merci de cliquer ici pour consulter les conseils médicaux ainsi que la liste des pays pour lesquels un certificat de vaccination contre la fièvre jaune est indispensable afin d'entrer en Afrique du Sud.

4) HEBERGEMENT

L'hôtel des médias pour les réunions du CIO sera le Coastlands on the Ridge Hotel.

Des chambres ont été obtenues pour les médias à un tarif préférentiel pour toute réservation faite avant le 15 juin 2011. Passé cette date, les chambres seront libérées et l'hôtel pourra les revendre à des tiers et/ou à un tarif différent.

Tarif CIO

Chambre individuelle, catégorie standard : R 1 120,00
Chambre double, catégorie standard : R 1 120,00
Chambre individuelle, catégorie luxe : R 1 420,00
Chambre double, catégorie luxe : R 1 420,00
Suite, occupation individuelle ou double : R 3 800,00

Veuillez noter que les tarifs susmentionnés s'entendent TVA (14 %) comprise, mais hors taxe de séjour (1 %). Ces tarifs sont nets et sans commission. Ils comprennent les petits-déjeuners, la connexion Internet et le service de navettes à destination et en provenance du Centre ICC.

Les médias sont invités à effectuer eux-mêmes leurs réservations via les adresses électroniques suivantes : rushen@sngroup.co.za; marketing@coastlandsridge.co.za

Des transferts seront assurés entre l'aéroport et le Coastlands on the Ridge Hotel.

Emplacement

Coastlands on the Ridge Hotel

Cet hôtel 4 étoiles de luxe est situé sur la célèbre Ridge Road à Musgrave, à 30 minutes de l'aéroport international King Shaka. Il bénéficie d'une vue panoramique spectaculaire sur le quartier des affaires de Durban, le port et ses environs. Il est facile d'accéder au centre-ville de Durban et au Centre ICC depuis l'hôtel.

Informations concernant l'hôtel

Le Coastlands on the Ridge Hotel propose 101 chambres réparties sur six étages : chambres à deux lits et à lit double, deux suites et chambres contigües (à deux lits). Les chambres de la catégorie standard font environ 30 m2.

Heure d'arrivée : à partir de 14h00
Heure de départ : avant 11h00

Toutes les cartes de crédit et de débit usuelles sont acceptées. Pour plus d'informations, consultez le site web : www.coastlands.co.za

5) TRANSPORT

Un service de transferts sera assuré pour les médias entre l'aéroport de Durban et le Coastlands on the Ridge Hotel.

L'hôtel se situe également sur l'itinéraire emprunté par les navettes CIO en provenance et à destination du Centre ICC. Les représentants des médias qui logeront dans d'autres hôtels devront s'occuper eux-mêmes de leur transport en taxi.

Les transferts depuis l'aéroport et le service de navettes CIO seront opérationnels à compter du samedi 2 juillet.

Transit via Johannesburg

Le passage en douanes s'effectuera au premier point d'entrée en Afrique du Sud.

À votre arrivée à Johannesburg, vous devrez passer l'immigration avant de récupérer vos bagages.

Une fois l'immigration franchie, des volontaires seront présents pour vous orienter vers le terminal des vols nationaux. Nous vous recommandons de prévoir un laps de temps suffisant pour effectuer les formalités d'immigration et le changement de terminal.

6) PROGRAMME DES EVENEMENTS

Veuillez noter que tous les horaires sont indiqués en heure locale (SAST) et sont communiqués sous réserve de modification . Les horaires SAST sont identiques aux horaires CET.

Lundi 4 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

15h00 – 21h00

Réunion de la commission exécutive du CIO

Hôtel Hilton

21h30

Conférence de presse du président du CIO

Salle des points de presse – ICC

Mardi 5 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

8h00 – 13h00

Réunion du conseil de l'ACNO

Hôtel Hilton

À confirmer

Présentation au chef de l'État (sur invitation uniquement)

ICC

19h00 – 21h00

Cérémonie d'ouverture de la 123e Session du CIO (sur invitation uniquement)

Durban Play House

Mercredi 6 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

8h30 – 8h45

Remarques liminaires du président du CIO et ouverture de la 123e Session – suivies des présentations des villes candidates 2018

Salle de la Session – ICC

8h45 – 9h55

Présentation de Munich, Allemagne

Salle de la Session – ICC

9h55 – 10h25

Pause

 

10h10

Conférence de presse de Munich, Allemagne

Salle des points de presse – ICC

10h25 – 11h35

Présentation d'Annecy, France

Salle de la Session – ICC

11h35 – 12h05

Pause

 

11h50

Conférence de presse d'Annecy, France

Salle des points de presse – ICC

12h05 – 13h15

Présentation de PyeongChang, République de Corée

Salle de la Session – ICC

13h15 – 14h45

Déjeuner

 

13h30

Conférence de presse de PyeongChang, République de Corée

Salle des points de presse – ICC

14h45 – 15h15

Rapport de la commission d'évaluation du CIO

Salle de la Session – ICC

15h20 – 15h35

Vote test

Salle de la Session – ICC

15h35 – 15h50

Vote pour l'élection de la ville hôte des XXIIIes Jeux Olympiques d'hiver en 2018

Salle de la Session – ICC

17h00 – 17h30

Cérémonie d'annonce de la ville hôte des XXIIIes Jeux Olympiques d'hiver en 2018

Salle de l'annonce –ICC

18h00 – 18h45

Signature du Contrat ville hôte et conférence de presse conjointe CIO/ville hôte

Salle des points de presse – ICC

19h00

Réception donnée par le président du CIO à l'occasion de l'élection de la ville hôte des XXIIIes Jeux Olympiques d'hiver en 2018

ICC

Jeudi 7 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

9h00 – 13h00

123e Session du CIO

Salle de la Session – ICC

15h00 – 18h00

123e Session du CIO

Salle de la Session – ICC

18h30

Point de presse

Salle des points de presse – ICC

Vendredi 8 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

9h00 – 13h00

123e Session du CIO

Salle de la Session – ICC

15h00 – 18h00

123e Session du CIO

Salle de la Session – ICC

18h30

Point de presse

Salle des points de presse – ICC

Samedi 9 juillet 2011

Heure

Réunions/Événements

Lieu

8h30– 13h00

123e Session du CIO

Salle de la Session – ICC

13h00

Conférence de presse du président du CIO

Salle des points de presse – ICC

7) COUVERTURE TELEVISEE DE LA SESSION DU CIO
Production CIO

La 123e Session du CIO, les présentations des trois villes candidates à l'organisation des Jeux Olympiques d'hiver de 2018 et la cérémonie d'annonce de la ville hôte auront lieu au Centre ICC de Durban.

Le CIO assurera, pour le réseau de télévision en circuit fermé, la couverture radio et télévisée en direct de tous les événements organisés dans le Centre ICC. Une partie de ce signal international – couverture commune – sera mise à la disposition des diffuseurs présents au Centre International de Radio et Télévision (CIRTV) pour une retransmission en direct. Le signal international sera en haute définition, au format 16:9, HD-SDI 1080 I50. Le protocole HD-SDI ou SDI sera utilisé pour sa distribution dans le CIRTV.

Vous trouverez ci-après le programme de production du CIO, qui présente dans les grandes lignes les événements retransmis en direct et en circuit fermé :

Mercredi 6 juillet 2011

ICC, Durban

Heure

Réunions/Événements

Diffusion en direct

CATV

8h30 – 8h45

Remarques liminaires du président du CIO et ouverture de la 123e Session – suivies des présentations des villes candidates 2018

Pas de diffusion

X

8h45 – 9h55

Présentation de Munich, Allemagne

X

X

10h10

Conférence de presse de Munich, Allemagne

X

X

10h25 – 11h35

Présentation d'Annecy, France

X

X

11h50

Conférence de presse d'Annecy, France

X

X

12h05 – 13h15

Présentation de PyeongChang, République de Corée

X

X

13h30

Conférence de presse de PyeongChang, République de Corée

X

X

14h45 – 15h15

Rapport de la commission d'évaluation du CIO

Pas de diffusion

X

15h20 – 15h35

Vote test

Pas de diffusion

À communiquer

15h35 – 15h50

Vote pour l'élection de la ville hôte des XXIIIes Jeux Olympiques d'hiver en 2018

X

X

17h00 – 17h30

Cérémonie d'annonce de la ville hôte des XXIIIes Jeux Olympiques d'hiver en 2018

X

X

18h00 – 18h45

Signature du Contrat ville hôte et conférence de presse conjointe CIO/ville hôte

X

X

Important :

Les diffuseurs peuvent retransmettre, en direct ou avec un différé de 24 heures, la "couverture commune" du CIO (telle que définie précédemment) en tout ou en partie. Au-delà de ce laps de temps, les diffuseurs pourront uniquement utiliser de courts extraits de cette couverture à des fins d'information dans le cadre d'émissions d'information programmées régulièrement. Ces émissions ne pourront en aucun cas être sponsorisées d'une façon qui donne à croire que des tiers sont liés aux villes candidates ou aux Jeux Olympiques, sauf si ces tiers font partie des sponsors olympiques sur le territoire où ces émissions sont diffusées. Tous les diffuseurs qui utilisent la "couverture commune" ou retransmettent d'une autre manière la 123e Session du CIO seront supposés avoir accepté ces conditions.

8) INSTALLATIONS POUR LES MEDIAS AU CENTRE ICC

Diverses installations pour les médias seront situées au Centre ICC à Durban, notamment le Centre Principal de Presse (CPP), le Centre International de Radio et Télévision (CIRTV) et la salle des points de presse. Seuls les médias accrédités auront accès à ces installations.

Le CPP et le CIRTV seront ouverts selon les horaires suivants :

HORAIRES D'OUVERTURE CPP/CIRTV

Time

Meetings/Events

Samedi 2 juillet
Dimanche 3 juillet

9h00 – 20h00
9h00 – 20h00

Lundi 4 juillet
Mardi 5 juillet
Mercredi 6 juillet
Jeudi 7 juillet

Ouverts 24h sur 24 à partir du lundi 4 juillet, 7h00, jusqu'au jeudi 7 juillet, 22h00

Vendredi 8 juillet
Samedi 9 juillet

7h00 – 22h00
7h00 – 17h00

La sécurisation des lieux est prévue pour le dimanche 3 juillet au soir.

Remarque : Le CIO se réserve le droit d'apporter des modifications aux horaires d'ouverture en fonction des besoins des médias.

Centre Principal de Presse – ICC, Halle 3

Le CPP disposera de 400 postes de travail, tous équipés de prises électriques, avec accès sans fil à Internet et service d'interprétation (écouteurs). Des connexions Internet par câbles et des lignes téléphoniques internationales seront également disponibles. Il sera également possible de louer des casiers auprès du comptoir médias. L'accès à Internet sera fourni gratuitement aux médias. Toutefois, des services spéciaux et des moyens de télécommunications à plus haut débit peuvent être commandés au moyen de la carte tarifaire pour la presse.
Cliquez ici pour télécharger la carte tarifaire pour la presse

Les médias pourront suivre la Session et la cérémonie d'annonce de la ville hôte en direct via un circuit TV fermé ainsi que sur grand écran au CPP et au CIRTV.

Centre International de Radio et Télévision (CIRTV) – ICC, Halle 3

Le CIRTV sera adjacent au CPP et sera ouvert aux diffuseurs qui auront préalablement réservé les installations dont ils ont besoin : espaces modulables ou sur mesure, mobilier, écrans TV, installations de communication et équipements techniques, etc. Des équipements spéciaux peuvent être commandés via la carte tarifaire pour les diffuseurs.
Cliquez ici pour télécharger la carte tarifaire pour les diffuseurs

Salle des points de presse – ICC, Halle 3

Lors de la 123e Session du CIO, les conférences de presse et autres points de presse se dérouleront dans la salle des points de presse. Cette dernière sera ouverte à tous les médias et disposera d'une tribune équipée de répartiteurs audio pour un nombre limité d'équipes ENG et de photographes.

Comptoir médias

Le comptoir médias sera situé au sein du Centre Principal de Presse et proposera un large éventail d'installations et de services pour les médias, tels qu'un espace CIO, un comptoir pour les publications des villes candidates ainsi qu'un bureau d'informations générales et touristiques.

Le comptoir médias offrira les services suivants :

  • Assistance générale et technique (électricité, ordinateurs, connexions Internet et télécommunications)
  • Location de téléphones portables / mise à disposition de cartes SIM
  • Adaptateurs 
  • Matériel de secours

Le comptoir médias fonctionnera selon les mêmes horaires d'ouverture que les CPP/CIRTV.

Zone mixte – ICC

Des zones mixtes seront disponibles lors de la 123e Session du CIO pour de brèves interviews. Nous attirons l'attention des médias sur le fait que l'espace y sera limité et que l'accès sera contrôlé via un dispositif d'accès supplémentaire, lequel pourra être demandé au bureau des opérations médias du CIO (CPP) pour la presse et les photographes, et au bureau d'OBS (CIRTV) pour les diffuseurs.

Emplacements debout

Dans le cadre des infrastructures de diffusion, des emplacements debout seront disponibles au Centre ICC. Pour plus d'informations à cet égard, consultez la partie B de la carte tarifaire pour les diffuseurs.

Accès des médias à la cérémonie d'annonce de la ville hôte et aux présentations des villes candidates

Les médias pourront suivre la Session et la cérémonie d'annonce de la ville hôte en direct via un circuit TV fermé et sur grand écran au CPP et au CIRTV.

Lors des présentations des villes candidates, un nombre limité d'emplacements pour les équipes ENG et les photographes sera disponible dans la salle de la Session. Ces emplacements seront fixes, sans possibilité pour les équipes ENG et les photographes de se déplacer dans la salle.
 
Pour l'annonce de la ville hôte des Jeux de 2018, un nombre limité d'emplacements pour les caméras ENG, les photographes et les commentateurs sera disponible dans l'auditorium du Centre ICC.

Tous ces emplacements seront contrôlés via un dispositif d'accès supplémentaire, lequel pourra être demandé au bureau des opérations médias du CIO pour les photographes et au bureau d'OBS (CIRTV) pour les diffuseurs.

9) RESERVATIONS DES INSTALLATIONS DE DIFFUSION

Comme indiqué ci-dessus, une carte tarifaire pour les installations et services standard a été préparée pour les diffuseurs. Elle est divisée en deux parties : la Partie A (cliquez ici pour la télécharger) regroupe les installations et services fournis par le comité d'organisation local; la Partie B (cliquez ici pour la télécharger) regroupe les installations et services techniques fournis par le prestataire des services de diffusion. Les articles et prix listés dans la carte tarifaire sont susceptibles d'être modifiés, sous réserve des disponibilités. Des articles ne figurant pas sur la carte tarifaire peuvent également être commandés.

Les réservations et commandes d'installations de diffusion doivent être adressées aux personnes de contact dont les coordonnées figurent dans les parties A et B de la carte tarifaire pour les diffuseurs.

Réservations et commandes – Partie A de la carte tarifaire pour les diffuseurs :

Formulaire de commande à retourner dûment complété (e-mail, fax ou courrier) à :

South African Organising Committee, att. Clifford Corber
South African Sports Confederation and Olympic Committee
P.O. Box 1355, Houghton, 2041
Tél : +27 11 483 3788
Fax : +27 11 483 2726
E-mail : ratecard@sascoc.co.za

Réservations et commandes – Partie B de la carte tarifaire pour les diffuseurs :

E-mail à adresser à Eurovision (télévision uniquement)
Contact :  Nathalie Minard ou Marc Stanislas
E-mail :  bookings@eurovision.net
Tél. :  +41 22 717 28 40
Fax :  +41 22 747 48 42

E-mail à adresser à Eurovision (radio uniquement)
Contact :  Christophe Pasquier
E-mail :  pasquier@ebu.ch
Tél. :  +41 22 717 26 22
Fax :  +41 22 747 46 22

Les diffuseurs sont également invités à remplir le questionnaire ci-joint (cliquez ici pour le télécharger) et à le transmettre à toutes les personnes de contact concernées mentionnées dans ce document. Toutes les réservations et commandes d'installations de diffusion (parties A et B de la carte tarifaire pour les diffuseurs) ainsi que le questionnaire dûment complété devront être également envoyés aux Services olympiques de radio-télévision à l'adresse électronique ci-après :

Services olympiques de radio-télévision

Contacts – Matt Mason et Colin Banks
E-mail : durbanbookings@obs.es 
Tél : +34 91 502 9700
Fax : +34 91 502 9710

La date limite pour les réservations est fixée au 30 mai et la priorité sera donnée aux diffuseurs originaires des pays où sont situées les villes candidates.

Le CIO examinera les demandes et attribuera les installations. Il en informera le comité d'organisation sud-africain ainsi que le prestataire des services de diffusion. Une fois que ces réservations auront été confirmées, ces deux organisations procéderont à la facturation. 

10) DROITS D'AUTEUR

Les diffuseurs doivent être conscients du fait que leurs émissions ne pourront en aucun cas être sponsorisées d'une façon qui donne à croire que des tiers sont liés aux villes candidates ou aux Jeux Olympiques, sauf si ces tiers font partie des sponsors olympiques sur le territoire où ces émissions sont diffusées.

11) AUTRES PERSONNES DE CONTACT

OBS
Contacts : Matt Mason ou Colin Banks
Tél. : +34 91 502 9700
Fax : +34 91 502 9710
E-mail : durbanbookings@obs.es

Relations médias CIO
Contact : Emmanuelle Moreau, Sandrine Tonge, Nimtaz-Tanya Noordin
Tél. : +41 21 621 6000
E-mail : pressoffice@olympic.org

Opérations médias CIO
Contact : Anthony Edgar
Tél. :  +41 21 621 6111
E-mail : anthony.edgar@olympic.org

Comité d'organisation sud-africain
Contact : Gary Lemke
Tél. :  +27 21 416 0141
E-mail : garyl@hsm.co.za

Documents importants à télécharger :

Carte tarifaire pour les diffuseurs - Partie A
Carte tarifaire pour les diffuseurs - Partie B
Questionnaire pour les diffuseurs
Carte tarifaire pour la presse
Configuration de la salle de la Session et plan de la ville
Conseils médicaux
Liste des pays exemptés de visas pour l'entrée en République sud-africaine

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