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25 octobre 2011 - Actualité

Transfert des connaissances

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Susanna Clarke révèle comment le programme de transfert des connaissances, créé par le CIO, transmet l’expérience d’un comité d’organisation des Jeux à l’autre.

Le jour où une ville décide d’être candidate à l’organisation des Jeux Olympiques est le  premier d’un rude apprentissage. Non seulement la plupart des comités de candidature puis d’organisation et leurs partenaires publics s’embarquent dans ce voyage pour la première fois, mais il y a la réalité que représentent tant de sports différents, des programmes éducatifs et culturels, un relais de la flamme olympique et des cérémonies, ce qui fait des Jeux Olympiques l’entreprise, indéniablement, la plus complexe qu’une ville hôte aura jamais à réaliser.

C’est là que se révèle précieuse l’aide du Comité International Olympique et de son programme de transfert des connaissances. Le CIO fait le lien entre les comités d’organisation (COJO) passés, présents et à venir. Il sélectionne les villes hôtes, surveille les projets et assiste les organisateurs dans leur tâche herculéenne. Et l’un de ses rôles cruciaux, même si le moins visible, est de collecter les expériences utiles auprès des villes qui ont accueilli les Jeux et de les proposer à ceux qui devront en tirer des leçons. Ce service de transferts des connaissances du CIO soutient toute l’organisation des Jeux.

«Gérer les connaissances est essentiel à notre mission», explique Gilbert Felli, directeur exécutif du CIO pour les Jeux Olympiques. «Documenter minutieusement ce que les organisateurs réalisent, partager les bonnes pratiques et transmettre tout ce que nous avons appris du passé récent représente un soutien incalculable pour les COJO et leurs partenaires. Une gestion et un transfert des connaissances probants, c’est comme vérifier qu’il y a toujours suffisamment d’huile de bonne qualité dans notre moteur. Cela nous permet d’avancer et contribue largement à l’excellence en matière d’organisation. Mais au-delà de l’aire de jeu et de la manifestation, cela touche à la durabilité et au legs, et oblige à s’assurer que ce qui est construit pour les Jeux est conçu en gardant à l’esprit ce qui subsistera en héritage.»

Le transfert des connaissances dépasse aussi la simple assistance aux comités d’organisation. Comme l’explique Philippe Furrer, qui dirige l’OGKM, le programme de gestion des connaissances des Jeux au CIO: «Qui sait ce que le monde sera dans 20 ans?

Le CIO doit donc garder la main haute sur les opérations, demeurer informé des nouvelles tendances de consommation et autres méthodes et technologie. En collaborant avec les COJO et tous les autres partenaires, nous sommes mieux à même de définir les paramètres des futures éditions des Jeux.»

L’OGKM a pour but d’aider les villes candidates et les comités d’organisation à élaborer leur propre vision et à comprendre comment une ville hôte et ses habitants bénéficieront à long terme de l’impact des Jeux, tout en gérant ce qu’une telle manifestation présente de risques et de perspectives. Ce programme se répartit en trois secteurs: les services, l’expérience personnelle et les informations.

Services

Les services sont proposés sous forme d’ateliers et de séminaires sur une série de thèmes olympiques et par un réseau d’experts spécialistes des Jeux auxquels les COJO peuvent faire appel durant leur existence. Les ateliers et séminaires adaptés et interactifs sont organisés par des experts dans la ville hôte. Chaque année, 20 à 30 de ces rencontres ont lieu sur les télécommunications, la signalisation et la durabilité.

Expérience personnelle

Les COJO peuvent aussi acquérir de l’expérience personnelle dans la préparation et le fonctionnement des Jeux, ce qui est très précieux en période d’apprentissage. Le programme des stagiaires est l’une des meilleures façons de se roder. Des membres de COJO peuvent intégrer à court terme l’un de ceux qui organisent l’une des éditions des Jeux ‰ précédentes. Ainsi, Chris Payne, de Londres 2012, était à Vancouver en 2010. «L’expérience a été très profitable pour de nombreuses raisons, dont deux principalement, explique-t-il. D’abord, l’organisation des Jeux est plus un art qu’une science, elle suppose bien des subtilités réalisées par un ensemble complexe de partenaires, et y participer est extrêmement utile. Et la meilleure façon d’apprendre, plutôt que les visites et l’observation des sites, est d’assumer des responsabilités et d’avoir un rôle à jouer dans le comité.»

S’attendre à l’inattendu, telle est la plus grande leçon que Chris Payne estime avoir apprise: «J’ai été choqué du peu de neige à Cypress Mountain vu les chutes au cours des deux mois précédents.» La manière dont le comité d’organisation des Jeux à Vancouver (COVAN) s’en est sorti lui a beaucoup appris. «Afficher l’attitude confiante: “On peut le faire!” est sans doute ce qui compte le plus. Aucun aspect n’est plus important qu’un autre, tout est lié dans une manifestation d’une telle ampleur et chacun doit être prêt à s’entraider à tous les niveaux.»

Le programme des observateurs est prisé lui aussi. Des membres des prochains COJO se rendent aux Jeux durant leur déroulement pour jeter un coup d’œil sur les coulisses. Le programme démarre avant l’ouverture des Jeux et se conclut une fois qu’ils sont terminés. Ces visites ont un intérêt majeur car c’est parfois l’unique possibilité pour des membres des équipes de se rendre compte par eux-mêmes du fonctionnement des Jeux avant d’organiser leur propre édition.

À Vancouver en 2010, étaient présents plus de 300 observateurs des comités d’organisation des Jeux (Londres 2012, Sotchi 2014, Rio 2016), et de celui des JOJ d’hiver à Innsbruck 2012 et même des villes requérantes pour les Jeux Olympiques d’hiver en 2018. Des membres exécutifs du COVAN étaient chargés des présentations et le programme comportait des éléments adaptés en fonction des attentes particulières des observateurs. Sebastian Coe, président du LOCOG estime qu’à la manifestation «[il a] pu regarder, apprendre et s’imprégner de chaque élément de connaissance susceptible d’aider à notre planification, sachant que la règle d’or de l’organisation de Jeux Olympiques est qu’on ne prévoit jamais assez.»

La réunion-bilan des Jeux est une autre façon de transférer les connaissances. Elle a lieu peu de temps après chaque édition des Jeux et est toujours organisée dans la ville où se tiendront les prochains Jeux (d’été ou d’hiver). C’est un forum où toutes les parties peuvent engager des discussions constructives et échanger des informations qui aideront à la préparation des prochains Jeux Olympiques. La séance-bilan de Vancouver s’est tenue en juin 2010 à Sotchi (Russie) où se dérouleront les Jeux d’hiver de 2014. Y assistaient les membres des COJO de Londres, Sotchi et Rio, ainsi que les trois villes candidates de 2018 et de nombreux représentants des parties-prenantes (athlètes, FI, CNO, partenaires et médias).

Cinq thèmes généraux donnent lieu à 32 séances-bilans: inspirer & engager, faire équipe & tester, prendre en compte & réaliser, expérimenter & apprendre et innover & promouvoir. Ce sont autant d’occasions de discussions franches, ouvertes et détaillées sur les divers services offerts aux partenaires olympiques, les athlètes, les spectateurs, les partenaires ou les médias.

Le but de ce bilan, cependant, n’est pas de proposer des normes à appliquer à l’édition suivante, mais d’inciter les futurs hôtes à tirer parti des réussites de leurs prédécesseurs, tout en restant fidèles à eux-mêmes, à leur culture et identité. Plutôt que d’imposer des solutions aux Jeux à venir, il s’agit de signaler les  possibilités que les futurs organisateurs peuvent évaluer à l’aune du contexte unique qui leur est propre.

Chris Pollard de LOCOG a été impressionné par ce séminaire: «L’environnement est très riche et parfaitement structuré pour faire valoir les leçons tirées de chaque édition des Jeux. Le transfert des connaissances peut intervenir lors de séances formelles et aussi à travers les relations informelles entre personnes occupant les mêmes fonctions et dont les difficultés sont identiques en dépit de villes, de cultures et de contextes différents. Le fait que chacun se retrouve en un lieu donné rend possible un vaste partage des connaissances.»

Information

Outre les expériences personnelles, des ateliers et des séminaires, le CIO donne accès aux COJO à un extranet spécialisé qui propose des informations et des suggestions précieuses sous forme d’interviews, de rapports sur les connaissances des Jeux, de manuels techniques accompagnés d’une documentation sur les sites et d’autres analyses post-Jeux.

Après chaque édition des Jeux, le CIO met à jour ses manuels techniques dont le contenu reprend un thème spécifique à un moment donné. Il existe 33 manuels sur, entre autres, les normes de conception des sites de compétition, les cérémonies, le service de la nourriture et des boissons, les finances. Chacun d’entre eux abonde de détails précis: exigences contractuelles, obligations techniques, informations sur la planification, procédures et procédés, et les pratiques qui ont fait leurs preuves dans chacune des fonctions inhérentes à l’organisation des Jeux Olympiques.

De plus, chaque COJO produit des rapports de connaissances sur les Jeux à quatre reprises durant les sept ans de son existence. Chaque sujet donne lieu à un rapport séparé, environ 70 en tout, de l’hébergement à la formation de la main-d’œuvre. Ils alignent des informations techniques et organisationnelles sur les Jeux du point de vue des organisateurs. Ceci inclut des données d’échelle et d’envergure, des précisions et recommandations sur les fournisseurs.

En constante évolution

Afin de maintenir la plateforme du CIO sur le transfert des connaissances aussi pertinente et utile que possible, le processus évolue sans cesse pour répondre aux attentes des futurs organisateurs. Jusqu’à récemment, l’acquisition et le transfert des informations étaient principalement menés après les Jeux. Désormais, la nouvelle méthode d’acquisition des capacités de connaissance exige que les COJO partagent leurs expériences en permanence et permettent ainsi à d’autres d’utiliser et d’appliquer les informations qu’ils obtiennent pour les expérimenter tant qu’elles sont pertinentes.

«Au fil de ma collaboration avec LOCOG, nous avons établi des relations étroites avec l’équipe de l’OGKM du CIO, explique Chris Pollard. Elle nous a soutenu en amont. Les séances de partage des connaissances qu’elle a tenues se sont révélées extrêmement précieuses, notamment  avec Rio 2016 et Sotchi 2014. Elle nous a écoutés et a adapté ses méthodes pour faciliter notre fonctionnement et celui des COJO à venir.» 

Il est prévu d’accroître les ressources visuelles sur l’extranet sous forme de vidéos témoins et d’études de cas ou de photographies de chantiers importants comme celui du village olympique. Ces témoignages personnels, guides visuels et images techniques représentent parfois mieux l’élaboration interne des Jeux Olympiques que n’importe quel rapport.

Le CIO applique actuellement une version réduite de ce qui a été appris aux Jeux à la procédure des Jeux Olympiques de la Jeunesse. Il partage également les détails de cette procédure pionnière avec les Fédérations Internationales et autres organisations sportives.

Planifier l’héritage

Les Jeux Olympiques bénéficient aux villes et à leurs populations par bien des façons. Les plus évidentes sont les sites ou l’amélioration des infrastructures, mais beaucoup d’autres ne sont pas prises en compte. Vancouver 2010 en offre plusieurs exemples comme la manifestation artistique annuelle, les programmes sportifs destinés aux jeunes des quartiers et les compétences acquises par nombre de personnes dans le pays. Le programme de transfert des connaissances aide à maximiser l’impact positif des Jeux en regroupant idées et bonnes pratiques.

Une fois les Jeux terminés, les COJO laissent un héritage aux organismes publics tels que les CNO ou les conseils municipaux. Mais sa planification débute dès l’origine du projet et occupe une part majeure de l’action de tout COJO.

«La vision et l’héritage que Londres s’est fixés sont audacieux car l’accent est mis sur la mobilisation des jeunes, explique Chris Pollard. Peu de connaissances avaient été transférées dans ce secteur et nous créons les références à partir desquelles les COJO suivants travailleront.»

Finalement c’est de cela qu’il s’agit: laisser à la population non seulement le souvenir durable de Jeux mobilisateurs bien exécutés mais aussi une série d’avantages qui améliorent la vie pour les années à venir.

Un système bénéfique

Les prochaines villes hôtes utilisent ce qui est disponible de toutes les connaissances récoltées au travers des Jeux précédents. Ainsi l’OGKM permet aux COJO de procéder à leurs préparatifs de manière plus efficace et plus performante, ce qui signifie qu’ils peuvent tenir les meilleurs Jeux possibles. C’est un système qui s’est révélé fructueux depuis que le président du CIO Jacques Rogge l’a lancé en 1998 durant la préparation des Jeux Olympiques de 2000 à Sydney.

«Ce système peut avoir des avantages réels incalculables, explique Jacques Rogge. Alors que le monde entier lutte contre la récession, organiser l’une des plus grandes manifestations sportives mondiales peut parfois paraître impressionnant, cela va de soi. «Et pouvoir compter sur des connaissances de première main provenant de ceux qui en ont fait l’expérience, permet donc aux futures villes hôtes de rendre leurs propres projets aussi efficaces et performants que possible tout en ouvrant de très nombreuses perspectives.»


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